La possibilità di salvare la posta elettronica e qualsiasi documento in Cloud fa pensare che tutti i nostri dati siano protetti e recuperabili in qualsiasi momento.
Quello che molti dimenticano, però, è che la suite Microsoft è pensata principalmente per la produttività e non per il backup.
Infatti, la possibilità di recuperare un file offerta da Microsoft non è un vero e proprio backup, ma si tratta di ridondanza geografica, ovvero la replica dei dati in modo sincrono in aree diverse del mondo.
Questa modalità di protezione è utile nel caso in cui vi siano guasti del sito o dell’hardware mentre il backup ha anche una componente temporale quindi è in grado di ripristinare file che sono stati modificati o cancellati tempo prima.

Dunque, disporre di un proprio sistema di backup in azienda offre maggiore sicurezza, diminuendo i rischi di una perdita di dati e garantendo l’accesso ad essi in qualsiasi momento.

Ecco le regioni per cui consigliamo di sottoporre a backup i dati di Microsoft 365:

• Eliminazione accidentale

Quante volte capita che con un clic in più venga cancellato un file o una cartella che contiene documenti importanti?
I cestini e le cronologie delle versioni incluse in Office 365 possono proteggerti dalla perdita di dati solo in modo limitato. Se le informazioni eliminate non vengono ripristinate rapidamente e il periodo di conservazione è trascorso, un semplice ripristino potrebbe diventare un grosso problema dopo che Office 365 ha eliminato i dati in modo geo-ridondante per sempre.

• Lacune e confusione nelle politiche di conservazione

Microsoft 365 non prevede il ripristino “point-in-time” degli elementi della casella di posta elettronica. Nel caso di un problema catastrofico, una soluzione di backup può fornire la possibilità di tornare a un punto nel tempo precedente a questo problema e salvare la giornata. Con una soluzione di backup non ci sono lacune nei criteri di conservazione o mancanza di flessibilità di ripristino.

• Minacce interne

Le aziende subiscono minacce dall’interno più spesso di quanto si pensi.
Alcuni utenti creano inconsapevolmente gravi minacce scaricando file infetti o divulgando accidentalmente nomi utente e password a siti di cui pensavano di potersi fidare.
In altri casi può avvenire il sabotaggio di dati da parte di un dipendente licenziato che tenta di eliminare i dati aziendali critici prima di andarsene.

• Minacce esterne

Con malware e virus, come il ransomware, non è a rischio solo la reputazione dell’azienda, ma anche la privacy e la sicurezza dei dati interni e dei clienti. Inoltre, attacchi di phishing o violazione degli account sono sempre più frequenti tra gli utenti di servizi cloud. I backup regolari ti aiuteranno a garantire che una copia separata dei tuoi dati non sia infetta e che tu possa ripristinarla rapidamente.

• Requisiti legali e di conformità

A volte è necessario recuperare inaspettatamente e-mail, file o altri tipi di dati durante un’azione legale. Qualcosa che non pensi mai ti accadrà finché non succede. Microsoft ha integrato un paio di reti di sicurezza (blocco e conservazione per controversia legale). Ma queste non sono una solida soluzione di backup che manterrà la tua azienda fuori da problemi legali. Ad esempio, con una soluzione di backup, se elimini accidentalmente e-mail o documenti prima di implementare una conservazione per motivi legali, sarai comunque in grado di recuperarli per assicurarti di soddisfare i tuoi obblighi legali.

Conclusioni

La responsabilità di Microsoft e l’effettiva responsabilità dell’utente di proteggere e conservare a lungo termine i propri dati è differente, perciò un backup esterno dei dati di Office 365 è una soluzione aggiuntiva da tenere in considerazione.
Rivolgendoti a Henko, la tua azienda potrà configurare un sistema di backup sicuro e affidabile completamente integrato con le tue applicazioni Microsoft Office 365, permettendoti di recuperare i dati che vuoi quando vuoi.