Quante volte nel nostro mestiere ci sembra di usare procedure complesse per fare una cosa semplice?
Per fare un esempio, avete mai provato a spedire una presentazione in Power Point via mail? Se è troppo pesante allora dovremo usare un altro strumento (come WeTransfer o similari).
L’utilizzo di set di strumenti diversi ed esterni al proprio ambiente di lavoro è oggi molto frequente nelle aziende, perché ogni team ha le sue esigenze specifiche e molto spesso per risolvere problemi operativi, si ritrova a utilizzare e scaricare applicazioni non integrate tra loro. Questo fenomeno viene definito “Shadow IT” cioè l’utilizzo di tool esterni, spesso non consentiti e approvati esplicitamente dall’organizzazione.
Gli strumenti aziendali di interscambio e collaborazione dovrebbero operare in sinergia e in un ambiente integrato per permettere una gestione più fluida del lavoro, migliorare l’accesso degli utenti alle risorse e al contempo garantire la conformità agli standard aziendali di gestione e sicurezza dei dati.
Il servizio Microsoft 365 riduce il rischio di Shadow IT fornendo tutti gli strumenti necessari per lavorare in modalità collaborativa. Tutte le applicazioni, in Cloud, sono controllate da Microsoft che aggiunge nuove funzionalità e rilascia costantemente nuove applicazioni per le aziende.
Consigliato da Henko perchè…
- Potenzia la flessibilità nell’ambiente di lavoro.
OneDrive, ad esempio è un servizio di file sharing, storage e backup su Cloud, con cui gli utenti possono accedere a documenti ovunque si trovino e lavorare contemporaneamente sullo stesso file da qualsiasi dispositivo.
- Migliora la collaborazione e la comunicazione interna.
SharePoint permette di caricare, tracciare e seguire i documenti aziendali, apportarne modifiche e commentarli.
Teams, ideato specificatamente per facilitare le comunicazioni interne, consente di creare chat specifiche per argomento o cliente e lavorare su progetti integrati tra più dipartimenti.
- Aggiunge professionalità alla tua azienda.
Exchange consente di gestire la casella di posta elettronica in maniera professionale e semplice sincronizzando la posta in tutti i dispositivi utilizzati. E nel caso in cui un dispositivo venga smarrito i dati possono essere cancellati in remoto tenendo al sicuro le informazioni personali.
Outlook insieme a Exchange on line consente agli utenti di inserire gli eventi e gli appuntamenti in calendario per rimanere sempre aggiornati.
Questi esempi sono solo una parte delle app contenute nell’offerta Microsoft 365.
Esistono molte app specifiche per video, condivisione di slide, ricerca documenti, task e to do list e perfino una sorta di social network aziendale (Yammer).
Inoltre queste app si aprono ad integrazioni con altre web app estendendone le funzionalità. La digital transformation non è utilizzare Office 365 nella propria azienda, ma diventare consapevoli che i dati e la loro gestione sono un patrimonio aziendale se possono essere digitalizzati e aggregati per fornire risposte e azioni.
