È importante comprendere che la trasformazione digitale non è solamente accelerare l’organizzazione o il business aziendale ma anche e soprattutto creare e sviluppare una strategia di governance aziendale soprattutto dei dati, che si traduce nel saper gestire al meglio le informazioni che entrano ed escono dall’azienda.

Ti è mai capitato di lavorare con collaboratori esterni, condividendo documenti in Cloud e poi di non ricordare più su quale piattaforma erano stati salvati o di aver condiviso informazioni che non avrebbero dovuto arrivare ad alcuni destinatari?

Shadow IT

Molto spesso quando si hanno collaborazioni con terzi, come ad esempio fornitori, distributori o agenti, è necessario che i documenti siano accessibili da diversi luoghi e tramite diversi dispositivi e che gli accessi, modifiche e download dei file siano monitorati per non causarne dispersioni. Per condividere file, quindi, si utilizzano applicazioni diverse spesso incontrando difficoltà nel gestire login multipli e facendo perdere tempo nella ricerca delle giuste informazioni.
Inoltre l’uso di queste app non integrate con il resto degli strumenti usati in azienda, fenomeno conosciuto come “Shadow IT”,   frequentemente sfugge alla visibilità e al controllo del reparto IT, provocando perdite di dati e violazioni di conformità.

L’utilizzo di set di strumenti diversi ed esterni al proprio ambiente di lavoro è frequente anche all’interno della stessa azienda, perché ogni team ha delle esigenze specifiche.

Gli strumenti aziendali di interscambio e collaborazione dovrebbero operare in sinergia e in un ambiente cloud integrato per permettere una gestione più fluida del lavoro, migliorare l’accesso degli utenti alle risorse e al contempo garantire la conformità agli standard aziendali di gestione e sicurezza dei dati.

Per organizzare al meglio la data governance in azienda c’è bisogno di approcciare l’argomento con una visione consulenziale che vada a prendere in considerazione l’intera organizzazione aziendale, lo storico e i progetti di sviluppo per poter approntare le migliori soluzioni tagliate su misura dell’azienda.

La suite di Microsoft 365, ad esempio, è uno dei servizi in cloud che riduce maggiormente il rischio di Shadow IT in azienda, fornendo tutti gli strumenti necessari per lavorare in modalità collaborativa. I programmi sono perfettamente compatibili, come il servizio di posta elettronica Exchange e OneDrive.
La gestione delle attività e dei progetti avviene tramite account personali che possono accedere e modificare i documenti condivisi in Cloud attraverso un unico pannello di amministrazione, estremamente intuitivo ed efficiente.

Le applicazioni come Teams e Sharepoint permettono una comunicazione veloce poiché consentono di condividere informazioni tramite chat o ambienti di file storage organizzati in modo efficiente. La sincronizzazione di ogni operazione è automatica, con la possibilità di lavorare anche offline e ovunque ci si trovi.

Infine le aziende apprezzano la suite perché è uno strumento di business continuity in grado di mantenere attiva l’attività anche in presenza di criticità che ne mettono a rischio la continuità operativa, come ad esempio malfunzionamenti e blocchi riguardanti l’infrastruttura IT aziendale.